例文付き!シーン別 取引先への挨拶メール

---

取引先への挨拶メール。ただの挨拶ですが、第一印象でしっかりとしたビジネスメールを送れているかで印象は変わるはず。シーン別に例文付きで基本的なマナーを紹介します。

メールの書き出しの基本

書き出しは宛名→挨拶→名乗りの順で書きましょう。この流れを覚えてしまえば完璧です。初めに目にする部分なので間違えのないように注意しましょう。

株式会社 ○◯建築
佐藤一様

初めてご連絡いたします。
株式会社△△物産 広報部の田中晶子と申します。

この度、前任の井藤に代わり、貴社を担当させて頂くことになりました。
どうぞ宜しくお願い申し上げます。

基本の挨拶

基本の挨拶は以下2パターンがベーシックと言えるでしょう。

①お世話になっております

メールの書き出しに最も使われる挨拶文です。適宜、いつも・大変などの言葉を加えるのも良いでしょう。

②平素より大変お世話になっております

平素より→日頃からという意味になりますので、日常的に取引のある会社の方、かつこちらからお願い事などの依頼がある場合などは改まった表現として用いることがあります。

状況に合わせた挨拶

相手の想定される状況や、自分と相手との関係の状況などに合わせて、冒頭の挨拶文も適宜変更できると良いでしょう。

①立て続けのご連絡にて失礼いたします。

メールを相手に、五月雨に送らなければならない場合は続けて連絡してしまっていることを冒頭にお伝えしましょう。基本的にはビジネスメールは用件をまとめて送るのがマナーですが、避けられない場合にはこちらを活用してください。

②お忙しいところ失礼いたします。

メールを送る相手が忙しいことが想定される場合は、相手の状況への配慮を表しましょう。「お忙しい」を「ご多用」、「ご多忙」など言い換えることも可能です。

③平素より格別のお引き立てを賜わり、厚く御礼申し上げます。

社外への見積書、依頼書、提案書など公式の文書を送るときに使うフレーズです。

初めての連絡の挨拶

初めて挨拶する相手に対しては以下の挨拶文を活用しましょう。

①初めてご連絡いたします。

初めの人におくる基本フレーズ。社外の人や目上の人に対しては丁寧な印象を与えられるでしょう。一度でも対面で会ったことがある場合はメールが初めてでもこの表現は使いません。

②初めてご連絡を差し上げます。

謙譲語を使うことで、相手への敬意を示すことができます。この使い方もベーシックです。

③お世話になります。

初めての挨拶に加えて、今後の関わりへの期待を込めた表現になります。「お世話になっております」の場合は、すでに関わりが始まっている印象をあたえるので初めての場合は”なります“という表現が適切でしょう。

④突然のメールにて失礼致します

前触れなくメールを送ると驚かせてしまう場合もあるのでこの言葉を添えるのも良いでしょう。

⑤◯◯様のご紹介でメールを送らせていただきました。

突然のメールで、自分の連絡先をどこで知ったのだろう、という不安を感じさせないために、紹介などを添えると安心して、メールを読んでもらえるでしょう。社内の人に教えてもらった場合は、「弊社の加藤からご連絡先を聞き」などを書きましょう。

久しぶりの連絡の挨拶

最後のプロジェクトから時間があいた相手などに対しては以下の挨拶文が良いでしょう。

①ご無沙汰しております。

相手との間柄や関係によって久しぶりの期間は異なります。お互いの親交の深さで判断をしてください。

②いかがお過ごしでしょうか。

相手への配慮を示し、近況を伺う意味もあります。